Non tutti i documenti fiscalmente rilevanti possono essere emessi in via informatica. Non è ammissibile, per esempio, la ricevuta fiscale o lo scontrino fiscale in veste informatica: trattandosi di documenti che devono essere emessi su appositi bollettari o attraverso speciali apparecchi misuratori fiscali, non si può infatti prescindere dalla «materialità». È tuttavia possibile, puntualizza la circolare, procedere alla conservazione sostitutiva anche di detti documenti, ossia «digitalizzare» scontrini e ricevute in modo da evitare di conservarli in veste cartacea.

Può invece assumere la veste di documento informatico il documento di trasporto di cui al dpr 472/96, per il quale era già stata consentita, peraltro, la spedizione tramite strumenti elettronici. Considerato che il Ddt è completo di ogni elemento obbligatorio sin dall’origine, senza che né il soggetto emittente né i successivi soggetti riceventi siano tenuti ad apporvi ulteriori annotazioni, e che non deve necessariamente accompagnare la merce durante il trasporto, l’Agenzia ritiene ammissibile la sua emissione sotto forma di documento informatico.

Il processo di conservazione elettronica dei documenti informatici comincia con la memorizzazione su supporti ottici o altri idonei supporti dei documenti e, eventualmente, delle loro impronte e si conclude con l’apposizione della sottoscrizione elettronica e della marca temporale sull’insieme dei documenti o su un’evidenza informatica.

La conservazione deve essere eseguita almeno ogni 15 giorni per le fatture e almeno ogni anno per i restanti documenti. L’Agenzia ritiene, riguardo alle fatture, che il predetto termine decorra dal ricevimento (per il destinatario) ovvero dall’emissione (per l’emittente), senza pregiudizio per i termini di registrazione di cui al dpr 633/72.

Per quanto riguarda gli altri documenti (es. scritture contabili), non suscettibili di «emissione», ma soggetti ad aggiornamento continuo, il requisito della staticità e dell’immodificabilità (al quale è preordinata la conservazione) deve essere soddisfatto entro la data di scadenza della presentazione delle dichiarazioni annuali relative ai dati di periodo così registrati.

Ad avviso dell’Agenzia, l’adempimento deve essere comunque eseguito, anche in anticipo rispetto ai termini predetti, in caso di verifica.

Pertanto in caso di accessi, ispezioni e verifiche, il contribuente, su richiesta dei verificatori, sarà tenuto alternativamente a effettuare la conservazione dei libri e dei registri rilevanti ai fini tributari, oggetto di ispezione documentale, così come risultano aggiornati al momento della verifica, oppure a effettuare copia cartacea degli stessi documenti.
Documenti analogici

Rientrano nella categoria dei documenti analogici quelli che nascono su supporti fisici (carta, pellicole fotografiche, cassette e nastri magnetici audio e video).

Il decreto distingue il documento analogico in originale e copia; l’originale si distingue, a sua volta, in originale «non unico» e «unico».

È documento «non unico» quello al cui contenuto si può risalire attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi: per esempio, il libro giornale e il libro degli inventari, le fatture, le ricevute fiscali e gli scontrini fiscali.

È documento «unico», viceversa, quello il cui contenuto non può essere desunto da altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la tenuta, anche presso terzi: per esempio, gli strumenti di pagamento (assegno e cambiale). Sono inoltre «unici» i libri sociali elencati all’articolo 2421 c.c., ma solo se il relativo contenuto non possa essere ricavato da altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi (circostanza che non si realizza, quindi, quando il documento viene depositato presso i repertori e gli archivi notarili).

Anche il processo di conservazione elettronica dei documenti analogici comincia con la memorizzazione su supporti ottici o altri idonei supporti dei documenti ed eventualmente delle loro impronte e si conclude con l’apposizione della sottoscrizione elettronica e della marca temporale sull’insieme dei documenti o su un’evidenza informatica.

Mentre, però, per i documenti informatici la conservazione elettronica è l’epilogo, per così dire, naturale, per quelli analogici si tratta di una possibilità alternativa (si parla infatti di conservazione sostitutiva) a quella tradizionale (conservazione dei supporti fisici originali). La conservazione elettronica dei documenti analogici è disciplinata dall’art. 4 del decreto.