L’arte di sincronizzare email, dati e documenti

Di Leonardo Agazzi

Il lavoro non è più quello di una volta. La scrivania, il proprio computer, e il telefono. Fra tablet, Ipad, smartphone e computer portatili i dati iniziano ad essere sparsi fra diversi dispositivi e sulla rete. E saltare da una piattaforma all’altra può essere veramente faticoso, specie per l’esigenza di dover recuperare questa o quella password, ricordare il login piuttosto che trasferire il file con le fatture. Impariamo quindi a sincronizzare i dati con i diversi strumenti che abbiamo a disposizione, per risparmiare tempo e fatica.

Sincronizzare Email, Contatti e calendario – Le email e la rubrica diventano un patrimonio preziossissimo. Sincronizzare i dati non è una operazione troppo difficile. Gli smartphone e i tablet hanno, generalmente, una porta USB che permette di connetterli ai PC e scaricare facilmente i dati. Il problema è più che altro l’aggiornamento di questi dati, perchè inevitabilmente o il PC o lo Smartphone sarà più aggiornato dell’altro.

In questo senso la soluzione deriva dallo scegliere un produttore ed affidarsi ai servizi che offre, tutti insieme e senza distrazioni: tutti i dispositivi che usano Google Android sono ovviamente predisposti e si interfacceranno meglio con i servizi della stessa azienda. Se abbiamo uno smartphone Android cerchiamo quindi di scegliere Gmail, Google Calendar e i suoi contatti. I Blackberry lavorano meglio con i BlackBerry Enterprise Server piuttosto che con Yahoo Mail. Microsoft Windows Phone 7 si integra meglio con Windows SkyDrive per l’hosting dei file e con HotMail piuttosto che con altri: è ovvio che i prodotti saranno compatibili fra loro e non ci ritroveremo a cercare su manuali e guide come far andare d’accordo Windows e Google, o HTC e BlackBerry.

Dunque, se scegliamo Microsoft, l’Exchange Server sincronizza le email, i messaggi, i contatti e il calendario e può essere usato da qualsiasi dispositivo. I portatili e i tablet, si connettono ad Exchange da qualsiasi postazione e con qualunque connessione, e l’interfaccia è molto intuitiva. Come detto, i BlackBerry lavorano con i loro server Enterprise: rimaniamo dunque su quelli.

Se non vogliamo affidarci a Microsoft o al BlackBerry, e vogliamo una soluzione polivalente, usiamo il nostro amico Google. La suite del noto motore di ricerca è piuttosto completa e permette un ottimo lavoro da computer e dispositivi mobile. E per di più, qualora ci si trovi con piattaforma Windows, è possibile riconvertire e risincronizzare i dati:  il Google Apps Sync for Outlook permette di scaricare e sincronizzare tutti i dati con relativa facilità, sebbene, ricordiamo, sia necessario aver acquistato almeno una applicazione di BigG. Prodotti come Sync2 o gSyncIt, dal costo non superiore ai 20 euro ottiene lo stesso risultato. In alternativa, ma solo se i dati sono relativamente pochi, esiste il Google Calendar Sync, che, gratuitamente, fa lo stesso lavoro.

Sarete contenti di sapere che l’Iphone e l’Ipad sono dotati, scaricandolo, del sistema Exchange Active Sync che permette la sincronizzazione dei dati di Google per una portabilità completa. A questo punto, usare lo smartphone o il pc, piuttosto che l’Ipad non fa alcuna differenza.

Sincronizzare i tipi di file – La soluzione di affidarci ad un unico filone di servizi compatibili fra loro può essere soddisfacente, ma solo per quei dati, come le email e il calendario, che non sono realizzati in formati particolari. Nel momento in cui abbiamo dei file word sul computer, e vogliamo vederli su una piattaforma Android, il discorso si fa più difficile, senza contare che presentazioni PowerPoint possono facilmente occupare tutta la memoria di piccoli SmartPhone.

A questo punto esistono due soluzioni. La prima è quella di tenere i nostri dati su un unico dispositivo mobile. Avere i propri documenti e anche i propri programmi su una chiavetta USB, con sistemi studiati per lavorare in questo senso come WinPenPack, può essere una eccellente soluzione. Qualsiasi computer e moltissimi notebook, anche quelli più piccoli come gli Eee Pc o addirittura i Tablet come il Motorola Xoom, hanno una entrata USB dove è possibile ritrovare i propri documenti. In questo modo il dispositivo non fa, quasi, alcun problema. Anche le MicroCard SD sono usabili su Smarpthone, su cellulare e si inseriscono facilmente anche in un PC.

La seconda soluzione, specie se utilizziamo Iphone o Ipad, che non hanno nè USB ne MicroSD è quella del Cloud. Registrare i propri dati su servizi di storage online come Windows SkyDrive o Google Docs elimina alla radice i problemi. E’ possibile accedere ai propri file in ogni momento, è sufficiente una connessione internet e il formato di lavoro è uguale ovunque. Addirittura è possibile lavorare in locale e offline, e poi, grazie a prodotti come Windows Live Mesh, fare in modo che alla prima connessione ad internet i file si sincronizzino da soli. Google fa la stessa cosa con Memeo, e con l’add-on Google Cloud Connect, la sincronizzazione e la compatibilità con documenti Office è garantita.

Servizi che vadano oltre al solito binomio Google-Microsoft sono Box.net, DropBox o SugarSync, che permettono di creare cartelle e documenti online, e sincronizzarli automaticamente online, dove rimangono sicuri su server esterni e sono sempre accessibili da Windows, da sistema Mac OS X e da Android e BlackBerry (specie DropBox che supporta anche utenti Linux),

Quanto a spazio disponibile, SugarSync offre 5GB, DropBox 2GB. Box.net dà una disponibilità iniziale, ma è necessario pagare per ogni livello successivo di storage e servizi. Il migliore dei tre ci sembra SugarSync sia per lo spazio disponibile che per la flessibilità, che ci sembra quasi perfetta.