Con la diffusione di internet nella maggior parte degli uffici, si è avuta una più efficiente e veloce diffusione di programmi maligni nei computer delle aziende.
Questa diffusione, oltre ad influenzare le prestazioni del sistema , diminuendo la velocità di lavoro del proprio personal computer quindi la produttività, può portare alla corruzione del sistema operativo e dunque alla totale inutilizzazione del proprio pc.
Le aziende molto spesso archiviano grandi quantità di dati sensibili ed importati in questi pc, ed un loro malfunzionamento può provocare gravosi danni, sia a livello di immagine aziendale, ma soprattutto a livello economico.
Sempre più spesso, si ricorre a servizi di archiviazione remota, che permettono il lavoro dal proprio computer, pur avendo archivi in outsourcing, permettendo di eliminare i costi di infrastrutture e la certezza di non perdere informazioni importanti.
I servizi di data security, permettono l’utilizzo in maniera semplice e veloce, grazie alle nuove linee DSL, dei propri documenti, con la sicurezza delle infrastrutture gestite da società specializzate.
Avere la propria documentazione in sistemi di gestione documentale esterni , può essere vantaggioso oltre che per il fattore sicurezza dei dati, anche per la possibilità di raggiungere la propria unità documentale in qualsiasi parte del mondo, avendo qualunque tipo di documento sempre disponibile e soprattutto aggiornato, permettendo così una riorganizzazione dei processi di lavoro aziendali (Workflow) a favore della produzione aziendale.
