Di Roberto Trizio

Impossibile, nel panorama dei tool online pensati per le aziende, ignorare il CRM (Customer Relationship Manager) offerto ormai da diversi anni da Zoho. La AdventNet, l’azienda produttrice, mette a disposizione una suite completissima di funzioni, che possono soddisfare completamente le esigenze, ma ci concentreremo stavolta su Zoho CRM.

L’offerta di Zoho CRM – Una volta creato un account gratuitamente, la home page offre un riassunto completo delle funzioni, che sono quelle di gestire i lead, i clienti, le campagne pubblicitarie, un vero e proprio documentale hostato dallo stesso servizio, oltre al calendario e alle attività da svolgere, con link a funzioni recentemente utilizzate. Le schede sono regolabili e personalizzabili, il che ci è molto piaciuto, anche se mancano gli avvisi su compiti in scadenza, cosa che avremmo gradito. Comunque il colpo d’occhio e la navigazione sono piacevoli.

La possibilità di convertire i lead in clienti acquisiti è veramente interessante, così come i contatti e le campagne sono piuttosto complete e soddisfacenti. Veramente utile anche la parte dedicata agli allegati, la copia delle email che si possono fra l’altro spedire dallo stesso CRM, le note, gli ordini in arrivo, e anche la funzione di registrazione delle telefonate di lavoro con la possibilità di scriverne l’esito come nota a margine. Ottima anche la possibilità di avviare con un contatto la conversazione via Skype o di condividerne il desktop del computer per presentazioni lavorative avanzate.

E’ molto positivo anche il giudizio relativo all’assegnazione dei compiti. E’ possibile assegnare ad uno specifico utente del CRM ogni lead, vendita, attività da svolgere o documento, e questo è piuttosto utile. Molto buona anche la ricerca dei clienti e dei dati, anche se bisogna inserire il nome completo per trovare un record, cosa che a volte può far perdere qualche minuto.

I report e tutto quanto riguarda le statistiche di quello che abbiamo fatto è ben strutturato. In questo senso Zoho supera concorrenti come SalesForce, e tutto può essere personalizzato, organizzato per data, condiviso e inviato via mail, o esportato come documento Excel o PDF.

Il punto debole, i settaggi -  Zoho si dimostra interessante se intendiamo iniziare ad usare un CRM, ma se abbiamo già una piattaforma e vogliamo passare a Zoho, il lavoro si fa più complesso. La prima cosa da fare, per esempio, è quella di impostare gli utenti e i loro permessi. E dal momento che è impossibile eseguire operazioni di massa, il set-up iniziale degli utenti è qualcosa che può essere fatto solamente manualmente, il che potrebbe essere piuttosto lungo e noioso.

L’accesso al pannello di lead, sale e altri servizi è molto facile ed intuitivo, ci si muove molto bene, anche se ancora una volta la configurazione si rivela noiosa: per ogni profilo, per ogni moduli e per ogni pagina, ci sono delle impostazioni da fare. Sarebbe veramente auspicabile l’inserimento di una griglia che potesse regolare i permessi per gli  utenti e per i moduli in un colpo solo.  E’ possibile importare dati CSV e XLS molto facilmente, ma manca la funzione che controlla i doppi nei contatti piuttosto che nei moduli delle campagne pubblicitarie. E ancora una volta è un lavoro da fare a mano.

Zoho CRM manca di alcuni componenti come il controllo sui dati. Per esempio, il programma non controlla che le email siano formattate adeguatamente, o che il CAP sia composto solo da numeri. L’assegnazione di compiti fra un utente e l’altro è sicuramente possibile, ma manca una coda di lavorazione, una funzione fondamentale specie per aziende di grandi dimensioni. Anche la possibilità di ricevere notifiche sui compiti da svolgere in base all’orario, è un’altra funzione comune ai CRM, ma assente in Zoho.

Manca inoltre il supporto per le email in arrivo, possiamo spedirle ma non riceverle nel CRM. Sebbene sia possibile utilizzare un plug-in per Outlook, avremmo preferito una soluzione integrata. Se poi si desidera integrare Zoho con programma aziendali già esistenti, l’assenza di API, cioè di strumenti per modellare il programma e farlo interagire magari con un database già esistente, lo limita in molti casi.

Anche se Zoho non ha una versione offline o mobile, il plug-in di Outlook aggiunge un bottone per sincronizzare i contatti, gli impegni e il calendario, ed è possibile anche inviare mail con allegati, anche se inferiori ad 1MB, via Outlook la cui traccia rimane in Zoho per una integrazione piuttosto interessante. Sfortunatamente Zoho fallisce nel momento in cui deve identificare conflitti nelle attività lavorative, e non ti avvisa se due eventi o impegni si sovrappongono l’un l’altro e allo stesso modo non è possibile importare le categorie o le cartelle di mail di Outlook, limitando il passaggio alla piattaforma.

Zoho CRM, verdetto -  Zoho offre una gamma sorprendentemente sofisticata di mezzi e funzioni in vista dell’esiguo prezzo che viene richeisto, ma manca di alcune funzioni fondamentali che non gli permettono di essere appetibile per gruppi importanti o per aziende che desiderano passare i loro dati su questa piattaforma. Insomma, la AdventNet ha molto lavoro ancora da fare se vuole proporsi come alternativa a CRM ben più completi e professionali.

C’è da dire però che per una azienda di medie e piccole dimensioni che voglia approcciarsi per la prima volta a sistemi del genere, Zoho può essere soddisfacente, e il numero di novità e miglioramenti che vengono fatti è veramente interessante, segno che la compagnia che sta alla base del prodotto si prodiga continuamente per migliorare il servizio.

Risorse e link
Zoho CRM online
Le caratteristiche di Zoho CRM